1. Innledning

Når man skal ta beslutte gjennomføringsmodell bør denne man basere seg på en vurdering av hva som tjener en selv som byggherre best, og hva som tjener prosjektet. Vi har skrevet om de tradisjonelle alternativene i artikkelen «Standardkontrakter og gjennomføringsmodeller» som kan leses her.  

Dette er velprøvde modeller og man har god kunnskap om hhv suksesskriterier og risiko-elementer ved bruken av disse.  

Dersom man vurderer å benytte samspill bør en slik beslutning forankres i en analyse hvor en rekke momenter inngår. Beslutningen bør ikke tas på det grunnlag at samspill er «nytt og spennende» og/ eller «populært» (Concept-rapport nr 74, Vårt sammendrag side 2).

I denne artikkelen har vi forsøkt å samle momenter som bør inngå i en analyse før man tar beslutning om samspill. De to andre artiklene er også relevante fordi de behandler momenter som man vil måtte ta stilling til når samspill er valgt.  

2. For hvilke typer av prosjekter egner samspill seg ?  

Det fremgår av forskningsrapportene at samspill har blitt ansett som særlig «egnet for prosjekter som har relativt stor grad av usikkerhet og kompleksitet», og som eksempler nevnes «rehabiliteringsoppdrag og verneverdige bygg».

Samtidig presiseres det i den siste rapporten at samspillsmodellene har kanskje ikke blitt utnyttet til det fulle, og noen ganger velges den også ukritisk.  

Den siste studien tok utgangspunkt i 105 samspillprosjekter gjennomført over en periode på 20 år «fra mindre skolebygg og svømmehaller i 100 – 200 millionerklassen til store prosjekter som Tønsbergprosjektet og E6 Helgeland-Sør».

Hvis vi benytter SSBs byggekostnadskalkulator, Boligblokk og beregner prisstigningen fra november 2004 til november 20024 viser den at en kostnad på 200 mnok øker til  414 mnok.  

Forutsetter vi at «mindre skolebygg og svømmehaller i 100-200 millionerklassen» ble gjennomført for om lag 20 år siden vil det si at prosjekter i dag til om lag 400 millioner kroner er å anse som «mindre». Men, dette må selvsagt tas med et stort forbehold siden vi ikke vet når disse mindre prosjektene ble gjennomført.  

Poenget er likevel å få frem noen knagger for hvilket nivå det bør være på prosjektet for at samspill kan være en relevant gjennomføringsmodell.  

Samspill stiller en del krav til byggherrens egen organisering og gjennomføring som medfører en kostnader man ikke nødvendigvis pådrar seg i de tradisjonelle gjennomføringsmodellene.  

Disse innspillene underbygges av funn som fremgår av Concept-rapport nr 74 s 47 hvor det fremgår at prosjektene bør være av en viss størrelse og/ eller kompleksitet for å benytte samspill.  

I vårt sammendrag siterer vi at samspill krever mye av byggherreorganisasjonen mht «kompetanse, bemanning, og ressurser til oppfølgning». Videre fremgår det at samspill er en «relativt ressurskrevende gjennomføringsmodell for byggherreorganisasjonen».  

3. «It takes two for a tango»

I Concept-rapport nr 61 hadde forskerne studert seks samspillprosjekter hvor samtlige involverte anså samspillet som en suksess.  

Til tross for dette ble det poengtert at samspill «stiller store krav til aktørene når det gjelder ledelse, samarbeidsevne og transparens partene imellom».

I forlengelsen av dette fremheves det i samme rapport at «(S)amspillsmodellene representerer ikke en «quick-fix» på gjennomføringsprosessen eller gevinstrealiseringen».

Vi har også påpekt at studiene viser at det stilles store krav til byggherreorganisasjonen når man er i samspill, og det er en kostnad som man må ta med seg i sin analyse før man beslutter evt samspill.  

Byggherren må vite hva som ønskes, ha kunnskap og kompetanse hos seg slik at byggherren blir i stand til å delta som aktiv medspiller i samspillet.  

Hvis ikke byggherren besitter kompetanse og kvalifikasjoner til å vite hva man vil ha, og rekkevidden av de beslutninger som tas i et samspill mht veivalg, løsningsforslag, kvaliteter, funksjoner osv i fase 1, vil man i realiteten «abdisere» og det er verken byggherren eller entreprenøren tjent med.  

Samspill forutsetter likeverdighet, og vi mener at mangler denne balansen øker risikoen for konflikt på en måte ingen er tjent med.

4. Har byggherren/ prosjekteiere en adekvat organisasjon for samspillet?

Vi har allerede vært inne på dette i punktene over og i artikkelen «Overordnet om samspill» punkt 5 som du finner her.  

Hvis man er en profesjonell flergangsbyggherre vil man oftest ha en organisasjon bestående av mange erfarne ansatte med tung prosjektkompetanse. Likeledes folk med ulike faglig bakgrunn som er av relevans.  

Problemet er at disse er gjerne opptatt med en rekke andre prosjekter som løper parallelt.  

Dette kan få som konsekvens at både flergangsbyggherrer og engangsbyggherrer uten tilsvarende intern organisasjon må engasjere oppdragstakere til å bistå seg i samspillet.  

I den typen prosjekter hvor samspill er en aktuell modell vil det være behov for mange forskjellige fag. Foruten erfarne prosjektledere vil det også være nødvendig med arkitekt og rådgivende ingeniører. Dette skiller seg ikke fra en situasjon hvor man har besluttet å benytte en tradisjonell gjennomføringsmodell, men poenget er at man bør ikke droppe en slik organisasjon fordi man heller overlater dette til entreprenøren i tilfelle samspill.  

Det er ikke tilfeldig at dette punkter kommer i forlengelsen av punkt 3 «It takes two for a tango».

I Concept-rapport nr 74 punkt 4.1.2 fremheves det at samspill er en «relativt ressurskrevende gjennomføringsmodell for byggherreorganisasjonen», og samspill representerer ingen «quick-fix», samme rapport punkt 5.1.  

Vår hensikt med å fremme disse innspillene er å advare byggherrer mot å gå inn i samspill i den tro at man kan overlate alle, eller de fleste, faglige spørsmål til entreprenøren og dennes hjelpere.  

Byggherren må også ha kompetansen hos seg – enten som ansatte eller som innleide.  

Følgelig må byggherren være seg selv meget bevisst på hvorfor man ønsker å bringe entreprenøren inn i samspillet, og avgrense dennes oppgaver i henhold til det man ønsker å oppnå.  

5. Motiver for å vurdere/ velge samspill  

Etter vårt syn bør byggherrens grunnleggende motiv for å velge samspill være å optimalisere sin prosjektering i lys av den kunnskap og erfaring entreprenøren har fra å ha gjennomført en rekke prosjekter av ulike kompleksitet og vanskelighetsgrad.  

Dersom entreprenøren stiller med sine erfarne folk fra driftsfasen og disse gis de nødvendige ressursene av sin arbeidsgiver til å virkelig lære seg prosjektet godt å kjenne, da vil entreprenøren kunne være en svært verdifull ressurs for prosjekteringsgruppen.  

Dette henger igjen sammen med det forhold at samspill er særlig aktuelt i kompliserte prosjekter og/ eller prosjekter med relativt stor grad av usikkerhet.

Byggherrens motiv for å velge samspill bør ikke være et mulig ønske om å redusere kostnadsbruken. Dette advares det mot i bl.a. Concept-rapport nr 74.

Det er også et gjennomgående trekk i de ulike rapportene at samspill er krevende. Når noe er krevende vil det også medføre kostnader å overvinne det som er krevende.  

Et motiv som fremheves i Concept-rapport nr 61 er at samspill reduserer risikoen for rettslige konflikter. Dette er absolutt et vektig argument, men det er ikke gitt at argumentet er gyldig.  

For det første vil det oppstå motsetninger i et samspill. Det er naivt å tro noe annet.  

I vår artikkel «Overordnet om samspill» punkt 6 behandler vi mulige grunner til at man ikke har så mange rettslige tvister om samspill, og bl a kan det skyldes vurderinger mht prosessrisiko. I samspill blir ansvarsforholdene lett flytende og da vil det kunne bli svært vanskelig å vinne frem rettslig. Men, kostnadsoverskridelser og uforutsette forhold vil man likevel oppleve i samspillet.  

Dernest er det ikke gitt at uenigheter og tvister som oppstår i prosjekter hvor man benytter en ordinær gjennomføringsmodell må finne sin løsning gjennom en rettslig tvist. I dag blir det mer og mer vanlig å benytte utenrettslig mekling, Vi har skrevet om dette temaet i en artikkel som kan leses her.  

Til slutt vil vi fremheve et motiv eller argument vi ofte møter når det gjelder samspill. Det sies gjerne at det er «folka det kommer an på» når man skal argumentere for at samspill er et godt alternativ til de tradisjonelle gjennomføringsmodellene.  

Men, folk er så mangt og kjemien mellom ellers godt kvalifiserte folk kan bli dårlig uten at noen er å bebreide for det.  

Etter vårt syn er det sterke fokuset på «folka» som en viktig suksessfaktor for samspill egentlig en erkjennelse av at samspill er risikabelt. Grunnen til at dette er risikabelt er fordi ansvarslinjene blir ofte mer uklare i samspill enn ved bruk av de tradisjonelle gjennomføringsmodellene.  

Dernest vil vi fremholde at man har også svært god nytte av «de riktige folkene» i de tradisjonelle gjennomføringsmodellene.  

Det gjennomføres svært mange bygg- eller anleggsprosjekter i Norge hvert år hvor det er de tradisjonelle gjennomføringsmodellene som benyttes. Det er kun et fåtall av disse prosjektene som ender i rettslige tvister.  

Dersom vi skal oppsummere mener vi hovedmotivet for å velge samspill bør være ønsket og behovet for å bringe entreprenøren tidlig inn i prosjekteringen slik at denne kan bidra med sin kunnskap og kompetanse fra driftsfasen av prosjekter.  Med riktige ressurser fra entreprenøren kan man finne smartere måter å bygge på, man kan forenkle arbeidsoperasjoner, høyne kvaliteten ved løsninger og i sum oppnå et bedre sluttresultat.  

6. Anerkjenn at alle involverte har sine egne særinteresser

Byggherren må være innforstått med at entreprenøren deltar i et samspill for å tjene penger, og skape et økonomisk overskudd i sin bedrift.  

Det samme gjelder rådgivergruppen, arkitekt osv.  

Ingen av gruppene deltar for å hjelpe byggherren slik at denne får gjennomført et prosjekt til høyest mulig kvalitet og lavest mulig kostnad – på bekostning av deres egne interesser.  

En byggherre som vurderer samspill bør med andre ord ikke være «blåøyd».  

Ved å anerkjenne at alle har sine egne motiver og ønsker om å medvirke i et samspill vil en byggherre også kunne sikre seg gode samspillere – for gjensidig anerkjennelse er et helt sentralt element når man skal få frem det beste i de folkene man har til rådighet.  

I forlengelsen av dette er det viktig at arbeidsgiverne til de folkene som deltar er villig til å sette på de ressursene som trengs. De må bygge opp under målsettingen ved samspillet. Det gjør man hvis man blir anerkjent, og man gjør det når rammevilkårene for å sikre et godt samspill er til stede.  

7. Dokumentasjonskrav

I de tradisjonelle gjennomføringsmodellene er kravene til skriftlighet forholdsvis strenge og man er opptatt av dokumentasjon i form av referater, varsler, svar på varsler osv.  

Dette gjelder både når man prosjekterer og anvender f eks NS 8402, og det gjelder i gjennomføringsfasen hvor man f eks benytter NS 8407.  

Man bør ikke droppe disse dokumentasjonskravene selv om man gjennomfører prosjektet i samspill.  

Vi har erfaring for at noen slipper opp på disse kravene og går over til forholdsvis uformell dialog seg imellom når man er i samspill.  

Det er ikke fornuftig.  

Ved å holde fast ved skriftlighetskravet vil alle involverte vite at det vil være full sporbarhet om alle beslutninger, valg, varsler, krav etc i prosjektet, og vi mener dette vil virke både disiplinerende og motiverende for alle.

Ingen vil kunne gjemme seg bort, og det mener vi kan bidra til å skape en god kultur med «rake pucker» i betydningen åpenhet, ærlighet og tillit til hverandre.  

8. Ikke benytt «No sue»-klausul

Dette punktet henger for så vidt sammen med annet vi har skrevet om i denne artikkelen.  

Vi tar det med fordi i Concept-rapport nr 74 nevnes det et eksempel hvor partene i et samspill hadde avtalt en såkalt «no sue»-klausul.  

En byggherre bør ikke velge samspill hvis motivet er å unngå (rettslige) tvister, jfr artikkelens punkt 5 over, og i alle fall ikke ønske dette så sterkt at man inntar en bestemmelse i kontrakten om at man ikke kan saksøke hverandre.  

I Concept-rapport nr 74 beskrives den utilsiktede effekten ved at to parter i et konkret samspill hadde avtalt en slik klausul.  

Det beskrives at man observerte at den ene parten begynte å omdisponere sitt mannskap slik at dyktige folk som deltok i samspillet ble overført til andre prosjekter. Prosjekter hvor man må anta at det ikke forelå noen «no sue»-klausul i kontrakten.  

9. Oppsummering

Når man skal velge gjennomføringsform er det viktig å ha klart for seg at samspill ikke er noen «quick fix»-løsning, men det er heller ikke tilfellet med de tradisjonelle gjennomføringsformene.  

Man får ikke automatisk gode folk gjennom å velge en bestemt gjennomføringsform.  

Alle gjennomføringsformer  gir bedre resultater for alle når stillingene bekles med gode, profesjonelle og samvittighetsfulle folk.  

Samspill bør være et godt alternativ dersom man har et prosjekt som er komplekst, hvor risikoen for uforutsette situasjoner vurderes som særlig høy og/ eller prosjektet er særlig stort og hvor det i seg selv tilsier at risikoen er høyere enn vanlig.  

I prosjekter som dette vil samspill kunne være et godt alternativ dersom man får inn folk fra entreprenører med lang og tung erfaring fra driftsfasen av prosjekter (fase 2) til å bistå prosjekteringsgruppen med å optimalisere løsninger.