1. Innledning

Når man skal i gang med samspill fase 1 er det mange hensyn å ta.

Forskningsrapportene (Concept/ NTNU) fremhever at samspill er krevende, og rapportene dokumenterer store ulikheter mellom de enkelte kontrakter som lå til grunn for de samspillene som inngikk i studiene.

Det finnes ingen standardkontrakt utgitt av Norsk Standard, og det er vanskelig å finne offentlig tilgjengelige kontraktsmaler benyttet av flergangsbyggherrer. Vi har funnet Statsbyggs Samspillboka som inneholder Statsbyggs generelle og spesielle kontraktsbestemmelser for samspill. Disse bestemmelsene supplerer eller erstatter enkeltbestemmelser i NS 8407.  

Statsbyggs Samspillboka finnes her.

I tillegg finnes det en veileder utarbeidet av Entreprenør-foreningen Bygg og Anlegg (EBA). Den tredje og siste versjonen kan leses her.  

Det finnes med andre ord ingen omforent norm eller mal for hvilke momenter som bør (må) inngå i en kontrakt hvor partene skal samspille.  

Videre må man hensynta at ingen prosjekter er like, og det vil være individuelle forskjeller hos aktørene mht erfaring, kompetanse, ressurser etc.

Samspill er krevende, og representerer ingen «quick fix» -løsning.

En byggherre bør ikke forvente at samspill i seg selv medfører at man kommer enklere frem til sluttresultatet.

Vårt premiss er at byggherren ønsker et sluttresultat som samsvarer med de forventninger og mål man har mht funksjonalitet, kvalitet, kostnad og forutsatt tidsramme.

I denne artikkelen (som består av to deler) vil vi ha fokus på momenter en byggherre kan, eller bør, ta hensyn til når man skal forberede samspill i fase 1.  

Momentene er ikke ment å være uttømmende. Vi legger også til grunn at man kan ha ulike oppfatninger om behovet for noen av dem. Det vesentlige for oss er å utfordre aktørene som skal inn i et samspill, og tenke gjennom hvordan man ønsker å tilrettelegge sitt samspill på en best mulig måte.

På den måten kan man ta opplyste valg.

Resultatet av en slik prosess vil gjøre partene bedre i stand til å etablere et rammeverk og en kultur som støtter opp under de enkelte deltakernes innsats i samspillet på en god måte.  

Vi har forsøkt å gruppere momentene systematisk, og det vil være en viss avhengighet mellom flere av dem.

3. Hvem bør kontrahere de prosjekterende?

Byggherren har fullført et skisseprosjekt, og i den forbindelse hatt bistand av arkitekt, rådgivende ingeniører og forhåpentligvis også involvert brukergrupper.  

Nå skal man i gang med et forprosjekt som skal inneholde en funksjons- og ytelsesbeskrivelse. I tillegg skal arbeidene kalkuleres.

Gjennomføringsfasen (fase 2) skal organiseres som en totalentreprise basert på NS 8407, men det er ikke avklaret om dette skal skje på en tradisjonell måte til en fastpris eller om samspillet skal videreføres med en målsum mv.

Tradisjonelt gjennomføres fase 1 ved at byggherren kontraherer de prosjekterende.

I samspill skjer det derimot ofte at byggherren overlater all prosjektering i fase 1 til totalentreprenør.

Vi vil utfordre denne praksisen i de forstand at vi - om ikke annet - vil fremholde noen forhold som partene bør reflektere rundt.

Antagelig finnes det ikke noe fasitsvar, og vi tror begge alternativer kan fungere godt.

Det avgjørende blir nok hvorledes samspillet gjennomføres, og hvor godt partene samarbeider på en åpen og tillitsbasert måte.  

Utfordringen med dette er at man vet jo ikke noe om hvordan samspillet utvikler seg når kontraktsstrategien legges, og man senere signerer kontrakten med dens spesielle bestemmelser og vedlegg.

Antagelig er det slik at verken byggherre eller totalentreprenør besitter prosjekteringskompetanse i «eget hus».

Både byggherre og totalentreprenør må kontrahere de prosjekterende. Det normale er at disse engasjeres på løpende timer og det er gjerne NS 8402 som ligger til grunn for avtaleforholdet med de prosjekterende (arkitekt, rådgivende ingeniører osv).

Dersom byggherren overlater kontraheringen til totalentreprenør vil sistnevnte beregne seg et påslag på alt det de prosjekterende fakturerer, og dette påslaget vil medføre en merkostnad for byggherren.

De prosjekterende må styres av en prosjekteringsleder. Avhengig av hvem av partene som kontraherer de prosjekterende kan denne personen hentes fra egen organisasjon eller leies inn særskilt til denne oppgaven. Dersom denne ikke kommer fra byggherrens egen organisasjon må prosjekteringslederen timebetales evt med tillegg av et påslag til totalentreprenør.

Det er en kjensgjerning at de som står i et direkte kontraktsforhold har større påvirkningsmulighet, enn de som står utenfor.

Styrings- og instruksjonsretten følger kontrakten, og det kan legge begrensninger på den kontroll og påvirkning en byggherre kan ha på de prosjekterende dersom disse er kontrahert av totalentreprenør.

Dette taler for at byggherren kontraherer de prosjekterende selv.

I motsatt fall bør byggherren sørge for kontraktsvilkår og/ eller retningslinjer som sikrer full transparens. Hertil bør byggherren ha rett til å øve innflytelse på alt av prosjektering - og tidsnok til at innflytelsen blir reell.

En viktig forutsetning for et samspill er at partene har tilstrekkelig kompetanse som sikrer at samspillet blir reelt.

En byggherre som har tilstrekkelig kompetanse i "eget hus" til å følge opp de prosjekterende på en faglig innsiktsfull måte, vil stille sterkt uavhengig av om de prosjkterende er kontrahert av totalentreprenør eller byggherren selv.

Derimot vil en byggherre som mangler slik kompetanse "i eget hus" stille svakere i et samspill hvis de prosjekterende er kontrahert av totalentreprenør.

Etter vårt syn bør en slik byggherre kontrahere egne rådgivere som er tilstrekkelig kompetente til å ivareta sine interesser i samspillet med totalentreprenør og dennes gruppering av prosjekterende.

Denne merkostnaden mener vi en byggherre må være villig til å ta for å sikre seg et reelt samspill.

4. Erfaringsmessig har partene motstridende interesser i fase 1

I Concept-rapport nr 74 påpekes det at byggherren og totalentreprenøren har en interessemotsetning i fase 1, og at denne oppleves som reell hos de prosjekterende.  

Det fremgår av rapporten at prosjekterende underlagt totalentreprenør har uttrykt frustrasjon fordi de ikke har hatt adgang til å kommunisere fritt med byggherren.

Videre fremholdes det at byggherrene har ofte et ønske om høy grad av detaljering for å sikre forutsigbarhet, mens totalentreprenør ønsker det motsatte for å sikre størst mulig grad av valgfrihet når man kommer til fase 2.  

Etter vårt syn er kanskje denne motsetningen noe av det viktigste man bør ha fokus på når det gjelder samspill.

Riktig nok har man samme dilemma når man som byggherre utarbeider et forprosjekt i egen regi, men da er man "suveren" i sin styring av de prosjekterende.

I et samspill hvor de prosjekterende er direkte underlagt totalentreprenør vil man ikke lenger være "suveren". I tillegg vil den som har en motstridende interesse (totalentreprenøren) ha styrings- og kontrollrett overfor de prosjekterende.

Konsekvensen vil da være at den som har mest å tjene i fase 2 på minst mulig detaljering i fase 1 blir viktigste premissleverandør i fase 1.

Dette kan dels ha som konsekvens at man ikke får den kvalitet man ønsker i fase 2, man får ikke innfridd de funksjonsbehovene man opprinnelig hadde og/ eller man overser momenter i fase 1 som senere materialiserer seg som uforutsette forhold i fase 2.

Mer kan sies om dette, men vi tenker dette er tilstrekkelig for å klargjøre risikoen slik at denne kan hensyntas.

5. Kort om totalentreprenørens valgrett i fase 2

Når man er over i fase 2 vil normalt kontrakten mellom byggherre og entreprenør baseres på NS 8407.

Uavhengig av om fase 2 gjennomføres på tradisjonelt vis til en fast pris eller samspillet videreføres med målsum m.v., vil totalentreprenøren være forpliktet til å levere kontraktsgjenstanden samsvar med det som er avtalt, jfr NS 8407 punkt 14.1.

Dette gjelder uten hensyn til om entreprenøren i fase 2 er den samme som i fase 1, eller en annen.

I NS 8407 punkt 14.6 er det imidlertid en bestemmelse som gir totalentreprenør betydelige rettigheter såfremt ikke byggherren har innskrenket denne i forprosjektet.

Denne bestemmelsen bør en byggherre ha særlig fokus på når man samspiller med totalentreprenør i fase 1.

Det følger nemlig av NS 8407 punkt 14.6 at totalentreprenør har en valgrett mht "materiale, utførelse og løsning" såfremt ikke annet følger av kontrakten (herunder forprosjektet fra fase 1).

Vi har skrevet om denne bestemmelsen i artikkelsamlingen "Standardkontrakter på hovednivå" og den artikkelen finnes her.

6. Sentralt med samspill i fase 1 er entreprenørens praktiske kunnskap  

Forskningsrapportene tilkjennegir at noe av det viktigste i samspill fase 1 er å dra nytte av entreprenørens praktiske erfaringer fra gjennomføring av prosjekter i fase 2.  

Ved å hente inn den praktiske erfaringen er målsettingen å finne optimale løsninger, høyne kvaliteten, forenkle byggeprosesser, i størst mulig utstrekning redusere risikoen for uforutsette forhold osv.  

Dette er noe annet enn å overlate kontrahering og ledelse av de prosjekterende til totalentreprenør.

En konsekvens av dette kan være at byggherrens egentlige målsetting om å få inn dyktige folk fra totalentreprenør med lang og god erfaring fra gjennomføring fase 2 utviskes ved at man isteden får fokus på mer administrativ prosjekteringsledelse.

At dette er en reell problemstilling fremkommer av Concept-rapport nr 74.

Samtidig kan man kanskje si at dette er to adskilte forhold som ikke nødvendigvis trenger å sees i en sammenheng.

Det avgjørende er uansett at man har et bevisst forhold til problemstillingen.

Byggherren bør uansett etterspørre ressurser hos totalentreprenør som har lang erfaring fra gjennomføring av prosjekter i fase 2.

Disse skal delta i samspillet i fase 1. Man må også sikre seg mot at disse enten ikke møter fordi de blir omdisponert og man må sikre seg back up løsninger dersom vedkommende slutter hos totalentreprenøren.    

7. Tekniske entreprenører bør bringes inn i fase 1

Forskningsrapportene fra hhv 2016 og 2023 indikerer at det kun er i beskjeden grad totalentreprenør involverer sine underentreprenører i samspillet. Samtidig fremgår det av Concept-rapport nr 74 at man kan gå glipp av muligheter ved å inkludere tekniske entreprenører for sent.  

Etter vårt syn bør byggherren i hvert fall vurdere om det skal stilles krav om at tekniske entreprenørene bringes inn i fase 1.  

I dag stiller TEK17 svært strenge krav til tekniske løsninger, og disse utgjør en betydelig andel av samlet byggekost.  

De tekniske løsningene får gjerne inngripende konsekvenser i selve bygningskroppen. Det skal etableres tekniske rom bør plasseres på en optimal måte, aggregater skal dimensjoneres og disse stiller igjen krav til romstørrelse, svært mye av det tekniske krever føringsveier og disse bør bygges slik at løsningene blir så optimale som mulig. Alt skal dimensjoneres i forhold til løsninger, og på toppen av alt vil de tekniske løsningene blir styrende for den endelige bruken av bygningsmassen.  

Det vil også være en rekke grenseflater mellom de tekniske fagene hvor vi antar at synergier kan oppnås hvis de tekniske entreprenørene samvirker med de øvrige prosjekterende inklusive totalentreprenør i fase 1.  

At totalentreprenøren som sådan ikke er best egnet til å ivareta disse fagene understrekes også av det sjelden er totalentreprenør som har ansvarsrett for hhv detaljprosjektering og utførelse av de tekniske fagene. Det er de tekniske entreprenørene som har ansvarsrettene til dette innen sine respektive fag, og det er selvsagt en grunn til det.  

Antagelig er det også de tekniske entreprenørene som har best innsikt i, og kunnskap om, den teknologiske utviklingen innen sine fag. Ved å bringe disse inn i samspillets fase 1 får man således mulighet til å optimalisere de fremtidige løsningene som skal gjennomføres når man går i gang med fase 2.

8. Totalentreprenør deltar ikke for å få timebetalt

I forlengelsen av punkt 4 vil vi fremheve et sentralt funn i forskningsrapporten fra 2023. De av totalentreprenørens folk som har lengst erfaring med gjennomføring av prosjekter i fase 2 gjør mest nytte for seg, og har størst verdiskapende effekt, når de utfører sin jobb i fase 2.  

Totalentreprenørens forretningsmodell er ikke å benytte slike folk i timebasert arbeid.  

Den eneste grunnen til at totalentreprenør finner det interessant å delta i fase 1 er muligheten for å få oppdraget i fase 2.  

Desto svakere entreprenøren vurderer muligheten for faktisk å få oppdraget i fase 2, desto mindre tilbøyelig tror vi entreprenør vil være til å sette sine beste folk inn i samspillets fase 1.  

Motsatt mener det vil være hvis en entreprenør har forholdsvis gode utsikter til å få prosjektet i fase 2.  

I Concept-rapport nr 74 påpeker forskerne at det kun i svært beskjeden grad hendte at byggherren skiftet ut en entreprenør fra fase 1 til fase 2.  

Hvis dette er en kjensgjerning – og det var altså 105 samspillprosjekter som lå til grunn for den studien – bør man kanskje gi entreprenør større sikkerhet for fase 2, enn det som er vanlig i dag.  

Ved å gjøre det vil man både kunne stille strengere krav til entreprenør om å faktisk stille med sine beste folk på gjennomføring, og også kunne bruke muligheten for å miste fase 2 som et ris bak speilet.  

Vi skriver nærmere om dette i punkt 14 c (artikkelens del 2).  

9. Avtalt personell uteblir, skiftes ut eller slutter – hva da?

Det ligger i det vi allerede har skrevet at en byggherre vil normalt etterspørre kvalifikasjoner hos tilbudt personell i sin tilbudsforespørsel.  

Når et tilbud aksepteres har man en avtale og da skal entreprenøren stille med de folkene som er tilbudt.  

Forskningsrapportene gjengir bl.a. den problemstilling at tilbudt personell enten uteblir eller tas ut av prosjektet på et senere tidspunkt fordi de overføres til andre prosjekter.  

Hva kan man gjøre for enten unngå eller i størst mulig grad begrense den negative innvirkningen dette kan ha?  

Hvis det f eks viser seg at tilbudt personell blir skiftet ut allerede før man starter opp fase 1 kan man jo spørre om tildeling har skjedd på uriktig grunnlag.  

Har man inntatt en bestemmelse i tilbudsgrunnlaget om at tildelingen kan bli annullert dersom dette skjer vil man ha sendt et rimelig sterkt signal. For å unngå at man må gå veien om en ny konkurranse kan man kombinere dette med at kontrakten tildeles nr 2 isteden – forutsatt at denne fremdeles er rettslig forpliktet av sitt tilbud.  

En slik løsning forhindrer ikke at tilbudt personell blir skifter ut på et senere tidspunkt.

Noen byggherrer forsøker å motvirke dette ved å lage bestemmelser om bøter. Til det er for det første å si at kostnads-risikoen ved slike bøter vil kunne bli lagt inn som en underliggende, ikke-synbar post i entreprenørens tilbud. Effekten av slike bøter vil derfor kunne være begrenset, men betyr likevel ikke at man unnlater bøter.  

Viktigere – tror vi – er at man legger opp et system for hvordan utskifting av tilbudt personell skal gjennomføres.  En byggherre bør vurdere bestemmelser om at man skal i så fall tilbys flere alternativer, CV etc for hver enkelt skal oversendes, de skal kunne intervjues osv. Dernest bør vedkommende som velges arbeide parallelt med den som skal skiftes ut over et nærmere bestemt tidsrom, og kostnadene ved dette skal dekkes av entreprenøren.  

Samme mekanisme kan benyttes dersom en nøkkelperson hos entreprenør slutter etter eget initiativ hos sin arbeidsgiver. Da er det riktig nok unaturlig å benytte bøter, men fremgangsmåten for å finne en ny kandidat etc kan være den samme.  

10. Utskiftning av personell som ikke fungerer i samspillet

En grunnleggende forutsetning for et godt samspill er at folkene samarbeider, og innenfor de rammer som samspillet forutsetter.  

Som vi senere kommer tilbake til er det mye som kan, og bør gjøres, for å sikre at det utvikles en god samhandlingskultur på det mellommenneskelige planet.  

Likefult kan det – i noen tilfeller – viser seg påkrevd å skifte ut personer som ikke fungerer.  

Med det sagt – utskifting av personell bør ikke være det første grepet man tyr til – antagelig heller ikke det andre eller tredje.  

Utskifting av personell vil alltid oppleves som et nederlag, og ikke bare for den som skiftes ut.

Samtidig vil det å lykkes med å få alle til å samspille oppleves som positivt – og kanskje også svært positivt – for alle som medvirker.  

Med det sagt – i noen tilfeller har man kanskje ingen annen løsning enn å skifte ut enkeltpersoner fordi noe annet setter samspillet i fare.  

Når man skal tilrettelegge for et samspill bør man derfor ha skrevne rutiner som sikrer hvorledes man skal gå frem. Disse bør være transparente og mest mulig omforent mellom partene.  

Beslutningsmyndigheten bør antagelig ligge hos den som har det overordnede, kontraktuelle ansvaret for å lede samspillet samtidig som denne bør ha et ansvar for å involvere f eks styringsgruppen og andre som naturlig bør (må) involveres.  

Etter vårt syn bør man håndtere alle likt – om vedkommende hører til byggherresiden, entreprenør- eller rådgiversiden bør ikke spille noen rolle.  

Det sentrale er at man har kommet i en situasjon hvor man har konkludert at en person bør skiftes ut.  

Vi antar at slike situasjoner inntrer svært sjeldent, men man bør kontraktsfeste dette og man bør ha gode forsvarlige og skriftlige rutiner for sakshåndteringen dersom en slik situasjon skulle oppstå.  

11. Kalkulering – partene bør samarbeide

Kalkulering inngår som en helt sentral del av partenes samspill i fase 1.  

Noe av det viktigste for en byggherre vil nettopp være å få et realistisk bilde over prosjektets forventede kostnad fremover i tid.  

Dette gjelder både når man skal fortsette samspillet i fase 2 med målpris og tilhørende malus/ bonus, men det er minst like viktig når man skal gå over til en ordinær totalentreprisekontrakt med fastpris.  

En kalkyle vil likevel ikke være bedre enn det som er grunnlaget for kalkylen. Dersom en kalkyle skal tjene sin hensikt er det viktig at forprosjektet er så gjennomarbeidet og godt som overhodet mulig. For at det skal skje må alle som deltar i samspillet gjøre en innsats som sikrer at mest mulig er tenkt på, tatt høyde for og slik at sannsynligheten for uforutsette forhold (herunder endringer) minimaliseres så langt dette er rasjonelt og fornuftig.  

I løpet av et forprosjekt vil det også dukke opp flere, alternative veier til delmål. For at man ikke skal bruke alt for mange ressurser på å prosjektere noe som i sum viser seg å bli for kostbart – f eks som følge av rekkefølgekonsekvenser – er det viktig at man kalkulerer etter hvert som prosjekteringen skrider frem.  

I overskriften til dette punktet har vi anbefalt at partene bør samarbeide om kalkuleringen.  

En av erfaringene med at kun den ene part (som oftest entreprenøren) står for kalkuleringen, er støy og mistenksomhet når man kommer inn i fase 2 og kostnadene blir høyere enn kalkulert.  

Det fremgår av Concept-rapport nr 74 at så vell entreprenør som byggherre har tilkjennegitt dårlige erfaringer med at kun entreprenøren står for kalkuleringen i fase 1.  

Vår anbefaling er at begge parter deltar i kalkuleringen.  

Det er viktig av hensyn til samspillet som sådan, og ikke minst til den tillit begge parter kan ha til hverandre når realitetene melder seg i fase 2.  

Selv om partene i et kort perspektiv kan ha til dels motstridende interesser når det gjelder kalkylen, mener vi partene er aller best tjent med realistiske kalkyler som det er full transparens rundt.  

Samspill velges bl.a. fordi man har gått lei tvister om omtvistede endringsordrer, tvister om varslede krav om fristforlengelse og/ eller forseringskrav eller plunder og heft. Tvister som kan skyldes en kombinasjon av særlig to hovedårsaker; et umodent forprosjekt og alt for lav tilbudspris hvor tildelingen av kontrakt har skjedd på grunnlag av lavest pris.  

Godt gjennomarbeidede kalkyler hvor begge parter har medvirket i kombinasjon med god prosjektering er således helt sentrale forutsetninger for et godt prosjekt (og ditto samspill).  

12. Risikoplassering

I alle prosjekter vil det være risiko for at noe uventet oppstår, oppdages eller inntrer.  

Normalt sier man at risiko bør håndteres og konsekvensene bæres, av den part som har (hatt) de beste forutsetninger.  

Når partene samspiller i fase 1 kan man kanskje kunne si med en ikke ubetydelig grad av rett at byggherre og entreprenør har hatt omtrent like gode muligheter for å avverge etterfølgende inntreden av risiko.  

I hvert fall et godt stykke på vei.  

Samtidig vil dette også avhenge av hvorledes samspillet i fase 1 er organisert, hvem som styrer rådgivere og arkitekt osv.  

Uansett mener vi det er sentralt at partene – som del av samspillet – identifiserer mulig restrisiko så langt dette er formålstjenlig. At man – i forlengelsen av dette – også enes om hvordan de enkelte elementene skal håndteres dersom de inntreffer og hvilke konsekvenser dette evt skal få mht kostnader og (ikke minst) tid.  

NS 8407 inneholder også bestemmelser som er til hjelp i den utstrekning partene ikke har avtalt særreguleringer og/ eller det inntrer noe uventet som partene ikke hadde tenkt på.  

Uansett – har man gjennomført et godt samspill i fase 1 har man lagt grunnlaget for en god håndtering av ukjente risikofaktorer som måtte materialisere seg.