1. Innledning

I alle entreprisekontrakter blir det utpekt en person hos hver av partene som har fullmakt til å representere «sin» part.  

Personen som utpekes navngis normalt i selve avtaledokumentet sammen med kontaktinformasjon (epost, mobil nr etc).  

Dette gjøres for å sikre klare linjer og unngå misforståelser.  

Behovet for klare linjer kommer særlig gjelder til syne når det gjelder partenes utsendelse av varsler og krav, svar på slike. For slike er det både et skriftlighetskrav og de skal sendes «partenes representanter».  

I tillegg åpner standardkontraktene for at det kan også være andre enn «partenes representanter» som representerer parten i bestemte situasjoner.  

Vi kommer også inn på dette nedenfor.  

2. Oversikt over reglene

Den sentrale bestemmelsen om «Partenes representanter» finner man i NS 8417 punkt 9, i NS 8415 punkt 6 og NS 8416 punkt 5.  

I tillegg er det enkelte andre bestemmelser som sier noe om hvem som kan representere parten, men da innenfor helt bestemte og avgrensede områder.

Siden denne artikkelen først og fremst omhandler partenes representanter utarbeides ikke en egen matrise.  

3. Generalfullmakt til å representere sin part  

Av bestemmelsene inntatt i NS 8417 punkt 9, NS 8415 punkt 6 og NS 8416 punkt 5 fremgår det klart at den som representerer sin part har «fullmakt til å fatte alle beslutninger tilknyttet kontrakten».

Dette betyr bl.a. at partenes representanter kan være hhv avsender og/ eller mottaker av varsel om endring, pålegg om endring, varsel om omtvistet endringsordrekrav eller svar på slike, beslutningstaker i spørsmål som gjelder økonomiske forhold osv.  

Videre betyr dette at partens representant har fullmakt til å treffe alle beslutninger som forplikter sin part rettslig og økonomisk, og det gjelder «alle» forhold som kan oppstå i forbindelse med «kontrakten».

Alt avhengig av størrelsen på kontraktsarbeider, kontraktssum, kompleksitet og ikke minst omfang av endringer eller uforutsette forhold, vil partenes representanter kunne treffe beslutninger som omhandler svært store verdier og som uansett kan få store konsekvenser for parten.  

Siden bestemmelsen ikke legger andre begrensninger en at fullmakten må gjelde et «forhold» som er «tilknyttet kontrakten» er fullmakten svært vid, og man sier gjerne at dette er en generalfullmakt.  

Fullmakten har sin legitimitet i standardkontraktenes ordlyd.

Dermed er det gitt et budskap til motparten om at partens representant har en den vide fullmakten som fremgår av standardkontrakten, med mindre denne har blitt begrenset.

Det betyr at den annen part kan alltid handle i tillit til det «partens representant» beslutter, lover eller inngår avtale om. Partens representanten forplikter sin oppdragsgiver under den forutsetning at det dreier seg om en beslutning «tilknyttet kontrakten».

Rettslig sett innebærer dette at partens representant er legitimert til å forplikte sin part overfor motpart.  

Så kan man spørre om det overhodet ligger noen begrensninger i det en parts representant er legitimert til å gjøre.

Det korte svaret er at standardkontraktene ikke inneholder andre begrensninger enn at beslutningen må være «tilknyttet kontrakten».  

4. Generalfullmakten kan innskrenkes

Dersom en part ønsker å begrense generalfullmakten må dette meddeles motpart, og en slik meddelelse må være skriftlig.  

Dersom man ikke meddeler dette til motpart vil partens representant fortsette å være legitimert «å fatte alle beslutninger tilknyttet kontrakten», og derved blir parten forpliktet.  

En måte å begrense fullmakten er å innta slike begrensninger i avtaledokumentet, i et referat, PA-boken eller i en formell melding.

Det avgjørende er at meldingen er gitt skriftlig, jfr NS 8417 punkt 9, NS 8415 punkt 6 og NS 8416 punkt 5 med følgende: «Er ikke annet skriftlig meddelt den andre parten, har representanten fullmakt til (…)»

Om fullmakten er innskrenket allerede fra oppstart, eller innskrenkes underveis i prosjektet er heller ikke avgjørende. Begrensningen gjelder imidlertid ikke med tilbakevirkende kraft og kun for beslutninger fremover i tid.

En slik skriftlig melding om begrensning av sin partsrepresentants fullmakt må sendes motpartens representant.   

5. Minimumsfullmakt  

Det er en nedre grense for hvor langt en part kan gå mht å begrense sin representants fullmakt.  

Det følger  av NS 8417 punkt 9 (og tilsvarende i NS 8415 og NS 8416) at partens representant «skal under enhver omstendighet ha fullmakt til å fatte de beslutninger som er nødvendige for at» arbeidet under kontrakten «skal kunne gjennomføres uten unødvendig opphold».  

Man skal med andre ord ikke komme i en situasjon hvor den annen part ikke er i stand til å treffe beslutninger som er «nødvendige» for å unngå «unødige opphold».  

Begge parter må kunne forvente at motparten er styringsdyktig og operativ.  

Som påpekt i artikkelen om «Møter», som kan leses her, påpekte vi at den som møter i bygge- eller totalentreprenørmøter må ha «fullmakt til å avgjøre ordinære saker», jfr NS 8417 punkt 4.2, annet ledd og NS 8415 punkt 7.1, tredje ledd.  

Antagelig er disse to typene av fullmakt – minimumsfullmakten og fullmakten til å delta på bygge- eller totalentreprenørmøter  – er rimelig samsvarende.  

6. Særskilt fullmakt til å utstede endringsordre  

Det følger av NS 8417 punkt 31.3 at en endringsordre «må være gitt av totalentreprenørens representant, jfr punkt 9, eller av en person med skriftlig fullmakt til å utstede slike».

Tilsvarende regel finner man i NS 8415 punkt 22.3 og NS 8416 punkt 19.2, annet ledd.  

Dette må bety at dersom det er en annen en hoved-/ totalentreprenørens representant som møter i et bygge- eller totalentreprenørmøter, vil ikke vedkommende nødvendigvis har fullmakt til å utstede endringsordrer.  

7. Noen praktiske innspill til slutt  

En part trenger ikke utpeke noen til å være sin representant, men kan representere seg selv.  

Særlig praktisk er ikke dette siden de fleste byggherrer og entreprenører er juridiske personer (AS, KF, offentlige organisasjoner osv).

Ofte ønsker hoved-/ totalentreprenøren at byggelederapparatet får fullmakt til å bestille tilleggsarbeider, og fortrinnsvis begrenset til mindre beløp.

Dette vil kunne forenkle arbeidsflyten for alle parter.  

Det kan også være at entreprenør ønsker å begrense fullmakten til sin representant.  

I den grad man har fullmaktsforhold som avviker fra standardkontraktenes hovedregler, og fordi det rettslig viktig at man har klare linjer, bør partene utarbeide en skriftlig oversikt over alle fullmaktsforhold. Denne bør være lett tilgjengelig, det må fremgå tydelig hvem som har fullmakt og til hva og den bør være enkel å ajourføre.