1. Innledning
Samtlige tre standarder har en bestemmelse som omhandler varsler og krav, se NS 8415 punkt 8, NS 8416 punkt 7 og NS 8417 punkt 5.
Bestemmelsene er stort sett likelydende, men i NS 8415 og NS 8417 er konsekvensen av ikke å overholde kravene til varsler langt mer alvorlig enn i NS 8416.
Bakgrunnen for det er at manglende overholdelse av bl.a. varslingsfrister i NS 8415 og NS 8417 som oftest medfører at det krav man ville varsle om tapes. Vi sier at manglende overholdelse av varslingsbestemmelser har såkalt preklusiv virkning. At noe prekluderes betyr rett og slett at det bortfaller.
Dette er kanskje den viktigste forskjellen mellom NS 8415 og NS 8417 på den ene siden og NS 8416 på den andre. Det er dette som gjør at bruk av NS 8415 og NS 8417 stiller ekstra store krav til profesjonalitet hos aktørene, og ikke minst rutiner og systemer for kontraktsadministrasjon.
Samtidig er det ikke slik at NS 8416 ikke kan benyttes til store bygge- eller anleggsprosjekter. Et eksempel på det er at Statens Vegvesen har benyttet NS 8416 som standard for sine prosjekter i mange år.
2. Hvorfor har standardene en egen, overordnet bestemmelse om varsler og krav ?
I de aller fleste byggeprosjekter skjer det noe uventet, uforutsett og/ eller avdekkes noe som ingen av partene hadde forutsett.
Oftest er det slik at dette «noe» avdekkes av entreprenør, og ofte vil entreprenør være av den oppfatning at dette «noe» er hoved-/ totalentreprenørs ansvar og/ eller risiko.
Ikke sjelden vil underentreprenør mene at dette «noe» vil forsinke fremdriften, at det vil kreve en ekstra ressursbruk som underentreprenøren ikke hadde forutsatt eller en kombinasjon av begge deler.
Siden hoved-/ totalentreprenør må få anledning til å delta i beslutningen om hvordan man skal forholde seg til dette «noe», må underentreprenøren varsle hoved-/ totalentreprenør tidsnok.
Fordi det kan dreie seg om forhold som kan få til dels store konsekvenser økonomisk, kostnadsmessig og/ eller fremdriftsmessig er det viktig at det ikke senere kan reises noen tvil om hvorvidt hoved-/ totalentreprenør ble gjort kjent med det aktuelle forhold.
Motsatt er det vel så viktig at underentreprenøren får en rask tilbakemelding fra hoved-/ totalentreprenør. Underentreprenør skal slippe å gå rundt og lure på hva hoved-/ totalentreprenør mener om det han har varslet om. I forlengelsen av dette er det sentralt at det for ettertiden ikke er noen tvil om hva hoved-/ totalentreprenør svarte på underentreprenørens varsel.
I standardkontraktene er det flere regler som regulerer når det skal varsles, hvor raskt, til hvem og hvordan dette skal håndteres av den som mottar varselet.
Standardenes bestemmelser om «Varsler og krav» utfyller de øvrige bestemmelsene om varsler og svar på slike.
Siden konsekvensene av at man ikke etterlever bestemmelsene kan bli svært alvorlige, er bestemmelsen «Varsler og krav» svært sentral. Med det sagt må vi presisere at vi her sikter til varsler og krav som fremsettes i kontrakter som reguleres av NS 8415 eller NS 8417. I disse kontraktene benyttes preklusive frister med noen formkrav som innebærer at krav kan tapes dersom ikke de formelle reglene etterleves på riktig måte. Slike regler har man ikke i NS 8416.
Vi tar utgangspunkt i NS 8417 punkt 5, men presiserer at det tilsvarende følger av NS 8415 punkt 8.
3. Krav til adressat
Det følger av NS 8417 punkt 5, første ledd at alle «varsler og krav og svar på disse" skal sendes skriftlig til "partenes representanter (…) eller til avtalte adresser».
Vi har skrevet en egen artikkel om «Partenes representanter» og deres rolle, les her.
Man kan med andre ord ikke selv velge man vil sende slike varsler til.
Det klare rådet er at man etablerer gode rutiner, man orienterer den andre part skriftlig om hvem som er adressat for hva, og man holder disse rutinene oppdatert.
Ofte vil en totalentreprenør ha utarbeidet en PA-bok hvor dette fremgår, og så må man holde den ajour. Det er ingen ting i veien for at entreprenørens personer og adresser inntas samme sted.
Vi understreker at det samme gjelder i utførelsesentrepriser, og viser til NS 8415 punkt 8.
4. Krav til skriftlighet
Av det siterte fremgikk det at «varsler og krav og svar på disse» skal være skriftlige. Normalt vil man si at brev, utfylte skjemaer o.l er skriftlige, og i dag vil man nok også tenke på mailkorrespondanse som noe skriftlig.
I NS 8417, første ledd, siste punktum er det presisert at «e-post til avtalt adresse regnes som skriftlig dersom ikke annet er avtalt».
Her skiller NS 8417 seg fra NS 8415 og NS 8416 hvor regelen er den motsatte. I disse kontraktene følger det f eks av NS 8415 punkt 8 at varsel og krav «gitt ved elektronisk kommunikasjon regnes bare som skriftlig dersom dette er avtalt».
Følgelig er det viktig at man sier noe om dette i selve avtaledokumentet eller andre kontraktsdokumenter.
I en dom fra Hålogaland lagmannsrett av 5.4.2024 fastslo retten at det skal svært lite til før man anser partene for å ha avtalt at mailkorrespondanse skal anses å være avtalt som skriftlig i kontrakter inngått på grunnlag av NS 8405 (det tilsvarende vil derfor også gjelde for NS 8406, NS 8415 og NS 8416). Den omstendighet at partene hadde inntatt mailadressene til partenes representanter i kontraktsformularet og avtalt at all korrespondanse skulle foregå i prosjekthotellet (noe som forutsatte digital kommunikasjon) konkluderte lagmannsretten at digital kommunikasjon var avtalt. Vår redegjørelse for dommen kan du lese her.
Videre følger det av bestemmelsene om «Varsler og krav» at alt som er innført i referatet fra bygge- eller byggherremøter «regnes som skriftlig».
Siden alt som refereres fra bygge-/ byggherremøter er å anse som skriftlig betyr dette at alle involverte parter i slike møter må være påpasselige.
Man må være påpasselig med å føre inn alt som er relevant i utkastet til referat, og alle som får utkastene til gjennomsyn bør kontrollere og gi sine innspill dersom noe er feil eller uteglemt.
Vi har også skrevet mer om betydningen av dette i artikkelen om «Møter», les mer her.
5. Bortfall av rett til å påberope at motpart har varslet eller svart for sent
NS 8415 punkt 8, siste ledd og NS 8417 punkt 5, siste ledd inneholder en litt spesiell bestemmelse som ikke finnes i NS 8416 punkt 7.
Som overskriften signaliserer handler bestemmelsen om bortfall av rett.
Poenget er at den som vil påberope at den andre har sendt et varsel for ent, eller svart på et varsel for sent, må melde fra om dette uten "ugrunnet opphold".
Hvis man ikke melder fra "uten ugrunnet opphold" mister man retten til å påberope at det den andre varsler om, er prekludert.
En slik melding må være skriftlig.
Vi kan bruke reglene om irregulære endringsordrer som et eksempel.
Det følger av NS 8405 og NS 8406 23.2 og NS 8407 punkt 32.2 at mottar entreprenør et pålegg om noe han mener er en endring, må entreprenør varsle byggherren om dette «uten ugrunnet opphold».
Hvis entreprenøren ikke varsler innen fristen skal det arbeidet man mener å ha fått pålegg om anses for å være en del av kontraktsarbeidet.
Deretter følger det av bestemmelsene i hhv NS 8405 punkt 23.3 og NS 8407 punkt 33.3 at byggherren må bestride at det foreligger et pålegg om endring hvis man er uenig, og det svaret må også sendes «uten ugrunnet opphold».
Hvis byggherren vil påberope at entreprenøren sendte sitt varsel om at noe er et pålegg om endring for sent, eller vil entreprenøren påberope at byggherren svarte på sitt varsel for sent, følger det av NS 8405 punkt 8, tredje ledd og NS 8407 punkt 5, tredje ledd at man må si fra om dette skriftlig og «uten ugrunnet opphold».
Vilkåret «uten ugrunnet opphold» er satt for at den som evt ønsker å påberope noe må få tid til å kontrollere og sjekke ut om det er grunnlag for å påberope det aktuelle, før man reagerer overfor sin motpart. Normen er likevel at man reagere innen noe få dager. Man sier gjerne at det dreier seg om en aktivitetsplikt hvor man teller dager, og ikke uker eller måneder.
