1. Samspill er en gjennomføringsmodell – ikke en kontraktsform

Mens utførelsesentreprise og totalentreprise er to ulike kontraktsformer, er samspill kun en gjennomføringsmodell.  

Som oftest gjennomføres samspill som en totalentreprise hvor entreprenør har ansvar og risiko for detaljprosjekteringen.  

Dersom bransjen skulle klare å samle seg om en felles, standardisert entreprisekontrakt for bruk i samspill – en samspillentreprisekontrakt – vil man kunne si at samspill (også) er en egen kontraktsform. Norsk Standard gjorde et forsøk for en del år siden, men forsøket ble skrinlagt i 2017.

2. Samspill er ikke et entydig begrep

Det finnes ingen rettslig definisjon av «samspill».  

Dersom man søker etter synonymer til «samspill» finner man begreper som «balanse», «enighet», «fellesskap», «interaksjon», «kompaniskap», «samarbeid», «samhandling», «samhold», «samvirke» og «solidaritet».

Man må kunne fastslå at «samspill» er et positivt ladet begrep, og det samme gjelder synonymene.

Siden «samspill» mangler en rettslig definisjon og dessuten har en rekke synonymer, kan man vanskelig forlange at alle legger samme forståelse i begrepet.  

Som vi senere kommer tilbake til finnes det heller ingen standardisert kontrakt for bruk i samspill, og det finnes også flere måter å gjennomføre samspill på.  

I sum må man derfor ta høyde for at samtlige personer man møter i forbindelse med en bygg- eller anleggskontrakt hvor samspill er, eller kan bli, aktuelt, vil ha ulike oppfatninger av hva samspill er for noe.  

Denne variasjonen vil ikke bare gjøre seg gjeldende på individnivå, men også på et organisatorisk nivå.  

Det er med andre ord ikke gitt at hhv byggherren, entreprenøren eller rådgiverne i et prosjekt har samme forståelse for hva samspill er, og langt mindre hva som forventes.  

Følgelig bør partene i et samspill bli enige om hva som skal menes med «samspill» i det prosjektet som de skal i gang med. Byggherren vil formodentlig ha skrevet en del om dette i sin tilbudsbeskrivelse, men partene bør også drøfte dette grundig i et egnet forum som f eks oppstartsmøtet.

3. Ulike faser i et bygg- eller anleggsprosjekt

Det er vanlig å dele et prosjekt inn i flere faser.  

Den groveste inndelingen er i to faser, nemlig prosjektering (fase 1) og utførelse (fase 2).  

I en mer finmasket inndeling splittes gjerne prosjekteringsfasen opp i tre deler, nemlig 1) avklaring av behov, 2) konseptutvikling/-valg og 3) forprosjekt frem til en funksjonsbeskrivelse.  

Dersom et prosjekt gjennomføres som en utførelsesentreprise vil detaljprosjekteringen også inngå i prosjekteringsfasen.  

I totalentrepriser, som er mest vanlig i dag, gjennomføres detaljprosjekteringen i utførelsesfasen (fase 2).  

4. I hvilke faser gjennomføres samspill ?

I dag benyttes samspill først og fremst i fase 1, og fortrinnsvis i forbindelse med forprosjektet og utviklingen av hhv funksjons- og ytelsesbeskrivelser.  

Fasen med hhv behovsavklaring og utarbeidelse av skisseprosjekt bør først og fremst bemannes med representanter for byggherren/ prosjekteier, prosjektets fremtidige brukere og sentrale rådgivere.  

Siden det særlig er entreprenørens kompetanse og erfaring med gjennomføringen av prosjekter i fase 2 man ønsker å trekke veksel på, må man iverksette kontrahering av entreprenør når skisseprosjektet er (tilstrekkelig) ferdig.  

Når forprosjektet inklusive funksjons- og ytelsesbeskrivelser er ferdigstilt har man alt det materialet som trengs for å kontrahere en totalentreprenør før iverksettelse av fase 2.  

På dette tidspunktet vil partene i fase 1 også ha utarbeidet en kalkyle over det som de prosjekterte arbeidene vil komme til å koste.  

For noen vil det være helt naturlig å anse samspillet for også å omfatte fase 2. Når det skjer benyttes kalkylen som et utgangspunkt for å etablere en målsum, og så benyttes ulike incitamenter for på best mulig måte sørge for at endelig kostnad ikke overstiger målprisen.  

I slike tilfeller utføres arbeidene på regning (åpen bok) med et forhåndsavtalt påslag.  

De fleste byggherrer ønsker å stå helt fritt i sitt valg når de skal ta stilling til hva som skal skje i fase 2.

Som oftest (alltid) inntas det spesielle kontraktsbestemmelser om at byggherren kan velge å terminere samarbeidet etter endt fase 1.

Byggherren ønsker også å stå fritt til enten å gjennomføre fase 2 i samspill med målsum og tilhørende bonus/ malus, eller som en ordinær totalentreprise til en fast avtalt kontraktssum.

Erfaringsmessig ønsker også byggherren å stå fritt til ikke å gå automatisk videre med entreprenøren fra fase 1, men heller gå ut i markedet med en åpen eller begrenset anbudskonkurranse.  

Som vi kommer tilbake til i artikkelsamlingen vedrørende forskningsrapporter er det mye som tyder på at de fleste byggherrer ønsker å videreføre samarbeidet med entreprenøren fra fase 1 når man går over i  i fase 2.  

De samme forskningsrapporter tilkjennegir også at de fleste byggherrer ikke velger samspill i fase 2, men heller en ordinær totalentreprisekontrakt med en fast kontraktssum.

5. «It takes two for a tango»

Det vil alltid være byggherren som treffer beslutningen om hvordan et prosjekt skal gjennomføres, og i den anledning om samspill skal benyttes.  

Hvis vi ser på byggherrene som en ensartet gruppe kan man naturligvis stille spørsmål om hvor kvalifisert denne gruppen egentlig er til å treffe en slik beslutning.  

Det finnes ikke ett svar på det spørsmålet, og en viktig årsak er at byggherrene ikke er en ensartet gruppe.

Med unntak for de største flergangsbyggherrene innen hhv offentlig og privat sektor, ref nedenfor, vil nok entreprenørene ofte måtte anses å være mer kvalifisert til å gjennomføre et prosjekt i samspill, enn det den gjennomsnittlige byggherrene er.

Entreprenørene vil – gjennomgående – ha vesentlig mer erfaring med bygg- og anleggsprosjekter som sådan, enn det byggherrene har. De vil også ha deltatt oftere i samspill - i hvert fall de som satser på å delta i konkurranser hvor samspill er tema.

I forlengelsen av dette vil vi også fremholde at det er nettopp entreprenørens erfaringer med å gjennomføre prosjekter i fase 2 som byggherren ønsker å trekke veksel på når man samspiller i fase 1.  

Med dette sagt er det viktig å presisere at det finnes mange, store flergangsbyggherrer med betydelig kompetanse og erfaring med så vel bygg- og anleggsprosjekter som med samspill.  

De største flergangsbyggherrene finnes nok i offentlig sektor, og vi sikter særlig til Statsbygg, Forsvarsbygg, Statens Vegvesen og Nye Veier.  

I tillegg kommer fylkeskommunene og de største kommunene. Flere av kommunene har også lagt byggherrefunksjonen ut i kommunale foretak slik som Oslobygg KF og Drammen Eiendom KF. Disse aktørene har til enhver tid svært mange pågående prosjekter, eller prosjekter under planlegging.  

Det finnes også flere (og store) flergangsbyggherrer i privat sektor, hvor boligbyggelag og en del boligutviklere er typiske eksempler.  

Med forbehold for de største av disse vi nå har nevnt er det imidlertid få byggherrer som har en egen stab som kan gå inn i samspill på et jevnbyrdig nivå med entreprenørene – i hvert fall hvis man forutsetter at begge parter skal stille rimelig likt mht kompetanse.  

Poenget med samspill er at man skal være rimelig jevnbyrdige.  

Formålet med et bygg- eller anleggsprosjekt er at byggherren må få oppfylt nærmere definerte behov og i den forbindelse – som et minimum – får utarbeidet en funksjonsbeskrivelse som sikrer nettopp dette.  

Følgelig må byggherren være i stand til å samspille på en ordentlig måte i fase 1. Hvis han ikke er i stand til å gjøre dette på en kvalitativt god måte vil samspillet antagelig ikke fungere. Man kan risikere at byggherren forsinker hele prosessen på en uheldig måte fordi han ikke er i stand til å treffe de nødvendige beslutningene. Alternativt kan man se for seg en byggherre som i realiteten abdiserer og overlater alt av forprosjektering til entreprenøren, men uten at denne ivaretar byggherrens interesser slik en kvalifisert byggherre ville ha gjort.  

Vi kommer nærmere inn på disse momentene senere, men påpeker dette for å understreke at samspill krever mye av begge parter – «it takes two for a tango».  

6. Hvorfor velge samspill ?

Det synes å være en fellesnevner hos mange som uttaler seg om fordelene ved samspill at man reduserer sannsynligheten for rettslige tvister.  

Hvis man ser på eksisterende rettspraksis er det mye som tyder på at dette er riktig. På den andre siden kan samspill også ha den utilsiktede virkning at ansvarsforhold sammenblandes. I så fall vil begge parter innse at prosessrisikoen blir for høy og at man av den grunn unnlater å bringe tvister inn for rettsapparatet. I så fall har man for så vidt redusert risikoen for rettslige tvister ved å velge samspill, men uenigheten vil likevel være der.  

I Concept-rapporten (fra 2016) blir det fremhevet at for mange innebærer samspill «at partene har felles mål» at man samhandler «aktivt» og at samarbeidet «bygger på tillit». Vårt sammendrag av rapporten finner du her.  

I Concept-rapport nr 63 og 74 fremkommer det ganske klart at byggherrens motivasjon for samspill er at man allerede i fase 1 får brakt inn entreprenørens kunnskap og erfaringer med å gjennomføre prosjekter. Sammendragene fra disse to rapportene finnes her og her.  

Det er ikke vanskelig å se at man som byggherre vil kunne få optimalisert løsninger, oppnå høyere kvalitet og forkorte byggetiden ved å bringe inn en erfaren entreprenør i planleggingsfasen.    

I forlengelsen av dette viser vi til Concept-rapport nr 74 hvor det på side 29 fremgår at i de 105 samspillprosjektene som lå til grunn for den studien var mest vanlig å gjennomføre samspill i fase 1, men ikke i fase 2.  

Det gis ingen analyse av hvorfor det var (er) slik, men en hypotese kan være at byggherren ønsker størst mulig grad av forutberegnelighet i fase 2. Ved å velge en ordinær totalentreprise med en forhåndsavtalt kontraktssum får man en form for forutsigbarhet.  

I forlengelsen av dette vil vi fremheve et annet utsagn i Concept-rapport nr 74 s 46 hvor det fremgår at byggherrens motiv ikke bør være reduserte kostnader. Samspillmodellens styrke er isteden «å maksimere nytte innenfor en gitt kostnadsramme, og redusere usikkerheten for alle involverte ved å involvere dem på riktig tidspunkt i prosessen».  

Dersom vi skulle forsøke oss på en oppsummering blir det at samspill velges i fase 1 for å oppnå en optimalisering av prosjektet gjennom entreprenørens kunnskap og kompetanse formet gjennom gjennomføringen av ulike prosjekter i fase 2. Samspill velges ikke for å oppnå billigere løsninger, men løsninger som er kvalitativt bedre.  

7. Hvilke prosjekter egner seg for samspill?

Vi har lest en rekke artikler og utsagn som kan tyde på at noen er av den oppfatning at samspill fungerer til alle typer av prosjekter.  

Det er vanskelig å være uenig i det – i hvert fall hvis man ikke har avklaret hva de enkelte legger i begrepet samspill.  

Samtidig vil vi fremheve at litteraturen er generelt positiv i sin omtale av samspill, og det kan selvfølgelig ha en sammenheng med at begrepet som sådant har en positiv betydning.  

Vi oppfatter samspill å være ressurskrevende for byggherren, og det gjelder særlig i fase 1.  

Dette taler for at man velger samspill i prosjekter av en viss økonomisk størrelse slik at merforbruket av ressurser lar seg forsvare.  

Samtidig er det ikke slik at ethvert prosjekt stiller så store krav til prosjektering og gjennomføring at entreprenøren bør (må) involveres i utarbeidelsen av forprosjektet.  

Man bør i den forbindelse ta med seg at entreprenører er ikke først og fremst opptatt av å bruke sine beste folk til regningsarbeid i en prosjekteringsfase. Man ønsker først og fremst at disse er ute i prosjekter hvor de genererer overskudd for virksomheten som langt overskrider de timesatser som betales til de prosjekterende.

Som vi senere kommer tilbake til vil gulroten for en entreprenør som inviteres til å delta i fase 1 være sannsynligheten for at man gjennomfører fase 2.  

Hvis prosjektet er forholdsvis oversiktlig, ikke spesielt komplisert teknisk sett og prosjekteringen i fase 1 kan gjennomføres på en forholdsvis forutsigbar måte, kan det være at alle parter er best tjent med en tradisjonell gjennomføringsmodell inklusive en ordinær tilbudskonkurranse.

Dette er momenter som vi mener lar seg forankre i Concept-rapportene.  

I Concept-rapport nr 61 s 81 nevnes det at både byggherrer og entreprenører opplevde samspillmodellen som attraktiv «i prosjekter med høy kompleksitet og uforutsigbarhet, som f.eks rehabiliteringsprosjekter og verneverdige bygg».

Samtidig fremholder forskerne bak Concept-rapport nr 74 at man utnytter kanskje ikke «samspillmodellene til fulle» mens de åpner for at «modellene noen ganger velges ukritisk», se rapportens side 4 nederst.  

For å oppsummere tror vi det er riktig å forbeholde samspill til større prosjekter rent kostnadsmessig, prosjekter som stiller store krav til partene på grunn av høy kompleksitet eller som av andre grunner anses uforutsigbare eller krevende for byggherren og dennes apparat av rådgivere.  

I andre og mer generiske prosjekter tror vi byggherren vil være best tjent med en tradisjonell gjennomføringsmodell.  

8. Hva kjennetegner et godt samspill ?

Vi kommer tilbake til utsagnet om at det er «folka det kommer an på», og vi er helt enig i det.  

Man får ikke til et godt samspill hvis ledelsen er dårlig, hvis noen i teamet jobber for å skaffe sin egen arbeidsgiver suboptimale løsninger for seg eller det dannes en negativ kultur hvor man bebreider de andre og ikke tar ansvar for seg selv og sitt.  

Men, folkene er også viktige i prosjekter som gjennomføres på tradisjonelt vis.  

Vi tror det også er viktig at rammevilkårene for samspillet er på plass, og at disse bygger opp under de målsettinger som hhv byggherren og entreprenøren har satt seg for samspillet.  

Med rammevilkår sikter vi til et bredt spekter av hjelpemidler. Kontraktens bestemmelser bør være så entydige som overhodet mulig. Disse bør også være tilpasset det enkelte prosjekt.  

Videre bør man ha incitamentsordninger som bygger opp under samspillets målsettinger.  

Man bør ha tenkt grundig gjennom risikofaktorer og hvordan disse skal løses dersom de materialiserer seg.  

Vi ser ofte at uforutsette forhold som materialiserer seg i fase 2 kunne ha vært unngått eller i hvert fall identifisert hvis man hadde lagt ned noe mer innsats i fase 1. På den andre siden har sjelden de som deltar i fase 1 noe incitament til å være ekstra påpasselig for om mulig unngå uforutsette situasjoner i fase 2. Følgelig kan det tenkes at man skal se på ordninger hvor de prosjekterende i fase 1 inkluderes i incitamentsordninger som først kommer til anvendelse etter at fase 2 er gjennomført.

I samtlige Concept-rapporter vi har skrevet sammendrag av fremheves betydningen av såkalte «myke verdier». Dette handler om god og tillitsbasert ledelse, om åpenhet, om fokus på læring og kontinuerlig forbedring, om god kultur osv.  

Etter vårt syn bør kontrakten inneholde bestemmelser som bygger opp under, og støtter, de verdiene man ønsker skal prege samspillet. I tillegg må samspillet ledes av personer som er trygge i rollen, og som er villig til å påta seg en rolle hvor man er nødt til å være langt mer involvert med de man leder enn det som kanskje er vanlig.  

Samtidig må man være forberedt på at teamene fra de ulike aktørene vil bestå av mange forskjellige typer og personer.

Man må respektere at alle aktører i et samspill er kommersielle, og alle som deltar i et samspill representerer sin arbeids- eller oppdragsgiver.  

Følgelig bør samspillet tilrettelegges i en erkjennelse av at alle deltar for både tjene egne interesser og et felles mål.   

Vi mener man bør lage ordninger som bidrar til å forsterke de enkeltes motivasjon til å bidra konstruktivt til prosjektets beste.

Dette gjelder både for fase 1 og for fase 2.

Hvis vi skal bruke et par stikkord tror vi det både er påkrevet med gode relasjonelle egenskaper hos de som deltar, men kontrakten bør også inneholde elementer av «pisk og gulrot» selv om dette for mange kan være en noe gammeldags form for ledelse. Et eksempel på "pisk og gulrot" er der man i fase 2 benytter målsum med hhv bonus hvis sluttkostnad blir lavere enn målsum, og malus hvis sluttkostnaden overstiger målsum.