1. Innledning

I alle entreprisekontrakter blir det utpekt en person hos hver av partene som har fullmakt til å representere «sin» part.  

Personen som utpekes navngis normalt i selve avtaledokumentet sammen med kontaktinformasjon (epost, mobil nr etc).  

Dette gjøres for å sikre klare linjer og unngå misforståelser.  

Behovet for klare linjer kommer særlig gjelder til syne når det gjelder partenes utsendelse av varsler og krav, svar på slike. For slike er det både et skriftlighetskrav og et krav om at slike sendes «partenes representanter».  

Reglene om partenes representanter har derfor en svært viktig funksjon for å sikre gode kommunikasjonslinjer, men de er også sentrale for å sikre ikke krav tapes.   

Vi behandler rollen og betydningen av det å være partens representant nedenfor.  

I tillegg åpner standardkontraktene for at det også kan være andre enn «partenes representanter» som har fullmakt til å forplikte parten. Vi kommer også inn på disse reglene nedenfor.  

2. Oversikt over reglene

Den sentrale bestemmelsen om «Partenes representanter» finner man i NS 8407 punkt 9, i NS 8405 punkt 6 og NS 8406 punkt 5.  

I tillegg er det enkelte andre bestemmelser som sier noe om hvem som kan representere parten, men da innenfor helt bestemte og avgrensede områder.

3. Generalfullmakt til å representere sin part  

Det fremgår av NS 8407 punkt 9, NS 8405 punkt 6 og NS 8406 punkt 5 at den som representerer sin part har «fullmakt til å fatte alle beslutninger tilknyttet kontrakten».  

Dette betyr bl.a. at partenes representanter kan være hhv avsender og/ eller mottaker av varsel om endring, pålegg om endring, varsel om omtvistet endringsordrekrav eller svar på slike, beslutningstaker i spørsmål som gjelder økonomiske forhold osv.  

Videre betyr det at partens representant har fullmakt til å treffe alle beslutninger som forplikter sin part rettslig og økonomisk, og det gjelder «alle» forhold som kan oppstå i forbindelse med «kontrakten».

Alt avhengig av størrelsen på kontraktsarbeider, kontraktssum, kompleksitet og ikke minst omfang av endringer eller uforutsette forhold, vil partenes representanter kunne treffe beslutninger som omhandler svært store verdier og som vil kunne få store konsekvenser for parten.  

Siden bestemmelsen ikke legger andre begrensninger en at fullmakten må gjelde et «forhold» som er «tilknyttet kontrakten», er fullmakten svært vid og man sier gjerne at dette er en generalfullmakt.  

Fullmakten har sin legitimitet i standardkontraktenes ordlyd.

Det betyr at den annen part kan alltid handle i tillit til at det «partens representant» har besluttet, lovet eller inngått avtale om, forplikter den annen part.

Forutsetningen er at det dreier seg om «beslutninger tilknyttet kontrakten».

Dersom en part ønsker å innskrenke denne fullmakten må man varsle motparten skriftlig om dette, og hva begrensningen gjelder.

Så lenge motparten handler i tillit til det som fremgår av standardkontrakten, og ikke har grunn til å tro at noe annet gjelder, vil en part bli rettslig forpliktet av sin representants handlinger og beslutninger, se nedenfor.

4. Generalfullmakten kan innskrenkes

Dersom en part ønsker å begrense generalfullmakten må dette meddeles motpart, og en slik meddelelse må være skriftlig.  

Dersom man ikke meddeler dette til motpart vil partens representant fortsette å være legitimert til «å fatte alle beslutninger tilknyttet kontrakten», og derved blir parten forpliktet.

Det vises også til NS 8407 punkt 9, NS 8405 punkt 6 og NS 8406 punkt 5 som innledes med at partenes representanter har generalfullmakt med mindre man har «skriftlig meddelt" noe annet til den andre parten.

En generalfullmakt kan innskrenkes på et hvilket som helst tidspunkt i et prosjekt, men det må gjøres skriftlig og overfor motpartens representant.  

5. Minimumsfullmakt  

Det er en nedre grense for hvor langt en part kan gå mht å begrense sin representants fullmakt.  

Det følger av NS 8407 punkt 9 (og tilsvarende i NS 8405 og NS 8406) at partens representant må ha fullmakt til å treffe de avgjørelser som er «nødvendige for at» arbeidet under kontrakten «skal kunne gjennomføres uten unødvendig opphold».  

Man skal med andre ord ikke komme i en situasjon hvor prosjektet nærmest stopper opp fordi det er andre (høyere opp) i ledelsen hos en kontraktspart som må treffe beslutninger.

Begge parter må kunne forvente at motparten er styringsdyktig og operativ.  

I artikkelen «Møter» fremgår det at den som møter i bygge- eller byggherremøter må ha fullmakt til å avgjøre «ordinære saker», jfr NS 8407 punkt 4.2, annet ledd og NS 8405 punkt 7.1, tredje ledd.  

Vi vil nok anta at disse to typene av fullmakt, nemlig "minimumsfullmakten" og fullmakten som kreves for å kunne delta på bygge- eller byggherremøter, er rimelig samsvarende.  

6. Særskilt fullmakt til å utstede endringsordre  

Det følger av NS 8407 punkt 31.3 at en endringsordre må være gitt «av byggherrens representant (...) eller av en person med skriftlig fullmakt til å utstede slike».

Tilsvarende regel finner man i NS 8405 punkt 22.3 og NS 8406 punkt 19.2, annet ledd.  

Dette må bety at endringsordrer ikke nødvendigvis kan utstedes av den som møter med fullmakt til å avgjøre ordinære saker i bygge- eller byggherremøter.

For å gjøre det kreves en eksplisitt fullmakt.

7. Noen praktiske innspill til slutt  

En part trenger ikke utpeke noen til å være sin representant, men kan alltid representere seg selv.  

Særlig praktisk er ikke dette siden de fleste byggherrer og entreprenører er juridiske personer (AS, KF, offentlige organisasjoner osv).

Ofte ønsker byggherren at byggelederapparatet får fullmakt til å bestille tilleggsarbeider, og fortrinnsvis opp ad begrenset til mindre beløp. Dette for å forenkle arbeidsflyten for alle parter.

Det er ingen ting i veien for at det gjøres, men hvem som har fullmakt til hva og innenfor hvilke rammer må gjøres skriftlig kjent for motparten.

Dersom partene ønsker å begrense fullmakten til sine representanter må dette gjøres skriftlig overfor motparten.

Har man organisert seg med fullmaktsforhold som avviker fra standardkontraktenes hovedregler bør partene ha en skriftlig oversikt som viser alle fullmaktsforhold, den bør være lett tilgjengelig og den må ajourføres.