1. Innledning
I byggeprosjekter inngår møter som en svært sentral og nødvendig aktivitet for å sikre dialog, styring, samordning og kontroll av prosjektet.
En forutsetning for et godt gjennomført prosjekt er at møtene fungerer, at man har en god og konstruktiv dialog og at partene har en profesjonell tilnærming til hverandre.
Avhengig av prosjektenes kompleksitet kan man også ha andre møtetyper. Dette vil normalt avhenge av kontraktstype og ikke minst gjennomføringsmodell.
Ofte gjennomføres egne fremdriftsmøter, man har særmøter om økonomiske forhold og møter som kun omhandler endringer, møteserier som kun gjelder utvikling av FDV-kartotek, tekniske særmøter osv.
I denne artikkelen skal vi kun ha fokus på de typer av møter som er spesielt behandlet i standardkontraktene.
2. Oversikt over reglene
Nedenfor har vi inntatt en matrise som viser hvilke bestemmelser i standardkontraktene som omhandler møter.
3. Om byggherremøter og byggemøter og hva som behandles
Man kan spørre hvorfor man benytter to forskjellige navn på den møteserien som avholdes mellom byggherren på den ene siden og hoved- eller totalentreprenør på den andre. I NS 8405 og NS 8406 kalles denne møteserien for byggemøter, mens NS 8407 bruker begrepet byggherremøter.
Felles for begge og uansett navn er dette er de viktigste møtene som avholdes mellom hhv byggherre og entreprenør.
Referatene fra disse møtene er en svært viktig kilde til informasjon om hva som har skjedd, og hva partene har avtalt underveis.
Til tross for møtenes sentrale betydning er standardkontraktene forholdsvis tause om hva man skal behandle i disse.
NS 8405 punkt 7.1 og NS 8406 punkt 6 sier kun at man skal behandle «ordinære saker» i byggemøtene.
Av NS 8407 punkt 4.2 fremgår det at møtene skal omhandle «prosjektering, utførelse og fremdrift av arbeidene».
Til tross for manglende spesifisering av hva som behandles synes det sjelden å by på problemer å avgjøre hva som skal behandles. Dette er nok i hovedsak et praktisk spørsmål og hva partene finner formålstjenlig.
I NS 8405 punkt 7.2, annet ledd og NS 8407 punkt 4.1, siste ledd er det også tatt høyde for at partene kan «kreve at det holdes egne møter for å ta opp særskilte problemstillinger».
Det er uansett avtalefrihet, og partene kan selv avgjøre hva slags møter man ønsker å avholde.
Ikke sjelden finner man føringer for hva slags type møter byggherren ønsker å avholde i de prosjektadministrative rutinene (PA-bok).
Innledningsvis nevnte vi noen eksempler på særmøter.
Noen ganger er fremdrift et spesielt kritisk forhold, og byggherren kan ha et ønske om behandle fremdriftsmessige forhold i egne særmøter.
Hvis en byggesak utvikler seg slik at det blir mange endringer kan det være hensiktsmessig å avholde egne særmøter som kun gjelder endringsordreregimet. Foruten at det kan være uenighet om noe er en endring vil det oftest være uenighet om hvordan en endring skal håndteres når det gjelder økonomi og ikke minst fremdrift. Ofte vil slike spørsmål også involvere tekniske ressurser. Det er ikke gitt at man skal bruke mye av tiden på et bygge- eller byggherremøte på å drøfte slike spørsmål, og da kan det være hensiktsmessig med særmøter. I den grad de som deltar ikke har tilstrekkelig fullmakt til å treffe de endelige beslutninger kan man uansett berede grunnlaget for en etterfølgende saksbehandling og beslutning i et etterfølgende bygge- eller byggherremøte.
Et tredje eksempel er tekniske avklaringsmøter hvor hovedfokus verken er fremdrift eller økonomi, og hvor det først og fremst er de teknisk kyndige som trenger å delta. Det er ikke uten videre gitt at slike typer spørsmål trenger å bli behandlet i et bygge- eller byggherremøte.
Felles for alle møter er at partene bør være enige om fullmaktsforhold. Har de som møter fullmakt til å treffe beslutninger, eller er det møter hvor man kun forbereder et grunnlag som senere skal løftes opp for evt endelig beslutning. Man kan også tenke seg at de som deltar har en eller annen form for begrenset fullmakt.
For at ikke partene skal miste kontroll og styring, samt unngå at fullmaktsforhold utviskes, kan mye tale for slike særmøter kun har som formål å berede et evt beslutningsgrunnlag, men ikke selv treffe disse. Hovedformålet med slike særmøter er å avlaste, men at saken løftes opp til bygge- eller byggherremøtet for beslutning når saken er moden. Med det sagt er det heller ikke alle spørsmål som krever en beslutning. Mye av det som behandles i slike møter er av mer orienterende karakter og uansett vil de som deltar rapportere videre til sin ledelse.
Uansett er det viktig at partene er seg bevisst bygge- og byggherremøtets sentrale og formelle posisjonen i byggeprosjekter. Det er disse møtene som utgjør det øverste beslutningsforumet for kontraktspartene, og det som skjer i disse møtene tillegges stor betydning – i hvert fall i «ordinære saker».
4. Hvem møter og hvilken fullmakt må man ha?
Vi har skrevet en egen artikkel om «Partenes representanter» hvor fullmakter er et sentralt tema, les mer her.
I den artikkelen har vi bl.a skrevet at den som møter i bygge- eller byggherremøter må ha fullmakt til å avgjøre «ordinære saker», jfr NS 8407 punkt 4.2, annet ledd, NS 8405 punkt 7.1, tredje ledd og NS 8406 punkt 6, tredje ledd.
Dette i motsetning til «partenes representanter» som skal ha fullmakt til å «fatte alle beslutninger i anledning kontrakten».
Den som møter i hhv bygge- eller byggherremøte forutsettes således å ha en mindre omfattende fullmakt enn den partenes representanter forutsettes å ha.
5. Om referater fra bygge og byggherremøter
Innkalling til møter og utarbeidelse av referat tilligger byggherren i utførelsesentreprisene (NS 8405 og NS 8406) og til totalentreprenør i totalentreprisene (NS 8407).
Vi ser likevel ofte at byggherren har utarbeidet spesielle kontraktsbestemmelser om dette i sitt tilbuds- eller konkurransegrunnlag. Dette gjelder særlig når prosjektet gjennomføres etter NS 8407 hvor det ofte bestemmes at byggherren skal innkalle til, og skriver referat fra, byggherremøtene.
Uansett hvem det er som skriver utkast til referat fremgår det av standardenes bestemmelser at utkast til referat skal «sendes i god tid før neste møte».
Det skjer ikke sjeldent at den som utarbeider referat sender utkastet til de andre deltakerne kun få dager før påfølgende møte.
At alle skal ha mulighet til å komme med sine innspill skyldes regelen om at innsigelser og kommentarer skal fremsettes "uten ugrunnet opphold" og senest i "første ordinære møte".
Normalt avholdes byggemøter og byggherremøter hver fjortende dag. Hvis det går 10 – 12 dager før de andre deltakerne mottar utkastet vil en del detaljer allerede være glemt. Dette til tross for at de som deltar tar egne notater mens man er i møtet.
Ved sen utsendelse gis de andre deltakerne kun kort tid til å inngi sine eventuelle kommentarer, og det kan by på utfordringer i en ellers hektisk hverdag.
Man skal også erindre at varsler fremsatt i bygge- eller byggherremøter er å anse som rettmessig fremsatt. Varsler må som hovedregel følges opp uten ugrunnet opphold, og de forhold som man gjennomgående varsler om må gjennomgående varsles uten ugrunnet opphold. Følgelig er det lite betryggende hvis man legger seg på en linje med sen utsending av utkast til referater.
Av disse grunner tillegges referatene fra bygge- og byggherremøter høy bevisverdi hvis det senere oppstår tvist mellom partene. De er tidsbnære bevis, de har en formell status og de har vært gjenstand for kontradiksjon ved at alle deltakere har fått anledning til å kommentere og innta sitt syn dersom man ikke er enig i det som står i referatene.
Når man også tar i betraktning at en tvist kan ble rettslig behandlet flere år etter at referatene ble skrevet, vil det også av den grunn være vanskelig å hevde noe som står i strid med det som fremgår av referatene.
I lys av alt dette bør man vurdere om det ikke er best å sende ut utkast til referat kort tid etter at det aktuelle møtet er avholdt, og så bør deltakere passe på å få innført sine kommentarer dersom man er uenige i utkastet.
6. Om oppstartsmøter
I NS 8407 punkt 4.1, annet ledd og NS 8405 punkt 7.2 er det inntatt en bestemmelse om at partene kan be om oppstartsmøte.
Det fremgår også at formålet med slike oppstartsmøter er å behandle "samarbeids- og beslutningsrutiner».
Ofte vil byggherren ha lagt opp til slikt oppstartsmøte allerede fra det tidspunktet som tilbuds- eller konkurransegrunnlag ble utsendt.
I så fall står det ofte noe om hva byggherren ønsker å oppnå med et oppstartsmøte i PA-rutinene, hva man skal behandle, hvor det skal avholdes og hvem som forutsettes å delta.
Erfaringsmessig er oppstartsmøter et godt forum for å tilrettelegge for et fremtidig, godt samarbeid.
Desto mer konkrete mål man har og tilpassede aktiviteter for et slikt møte, desto bedre.
Det er selvfølgelig viktig at nøkkelpersonene fra begge parters organisasjoner deltar, at alle har fått oppgaver som skal forberedes og presenteres på oppstartsmøtet.
Det er ikke bare byggherren som skal bidra, redegjøre og forklare hvordan byggherren ønsker at ting skal være. Entreprenøren har en minst like sentral rolle - det er tross alt entreprenøren som skal stå for den viktigste leveransen etter at kontrakt er inngått.
Et stikkord for oppstartsmøtet kan ære «forventningsavklaring» hvor samarbeid og respekt for hverandre roller og interesser står i fokus.
I tillegg til nøkkelpersonell fra de enkelte kontraktsparter bør også nøkkelpersonell fra underentreprenører, fra prosjekteringsgruppen, fra andre sentrale rådgivere og byggelederapparat delta.
I møtet er det naturlig å gjennomgå PA-rutiner, entreprenørens fremdriftsplan, beslutningsplan, kvalitetssikringsrutiner mm.
